Teknolojik gelişmelere uyum sağlayarak hizmetlerini daha hızlı ve etkin hale getirmeyi hedefleyen Karşıyaka Belediyesi, 2021 yılında hayata geçirdiği ‘dijital arşiv yönetim sistemi’ ile çalışmalarını daha da güçlendirdi.
Teknoloji yatırımlarında öncü olan Karşıyaka Belediyesi, uygulama sayesinde hem resmi evraklar dijital ortamda daha güvenli şekilde saklanmaya başlandı, hem de fotokopi ve kâğıt gibi masraflar en aza indirilerek ekonomiye ve ekolojiye katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında kurumun İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Kontrol, Ruhsat Denetim ve Sağlık İşleri Müdürlükleri ile ilgili evrak, dosya ve dokümanlar dijital ortamda da kayıt altında tutuluyor. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon sayfa evrak ve 542 bin 740 proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemine (AYS) aktarımı sağlandı. Arşiv Müdürlüğü’nün görevleri arasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
HIZLI VE SAĞLIKLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği de korunmuş oluyor. Ömür boyu saklanabilen belgeler hızlı, sağlıklı ve güncel bir şekilde raporlanabiliyor.
TASARRUF SAĞLANIYOR
Dijital dosyalama ile yer kaybı azaltılırken fotokopi, kâğıt, kartuş gibi masraflardan da tasarruf ediliyor; Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağlanıyor. Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden suret hizmetleri daha hızlı bir şekilde veriliyor. Arşiv Müdürlüğü dijitalleşme sürecine diğer müdürlüklülerin evraklarının eklenmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ediyor.
TEKNOLOJİYE UYUMLU KENT
Karşıyaka Belediye Başkanı Cemil Tugay, “Teknolojik gelişmeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da hayatı çok kolaylaştıran çözümler sunuyor. Bu doğrultuda, önemli bir gereklilik haline gelen dijital arşivleme sistemi ile fiziksel evrakların sayısallaştırılarak dijital ortama taşınması, pek çok açıdan önemli avantajlar getiriyor. Dijital arşiv, üzerinde uzun zamandır çalıştığımız ve çok önem verdiğimiz bir konu. Yaklaşık 5 milyon sayfa evrak ve 542 bin 740 projeyi tarayıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemine ekledik. 1949 yılına ait evraklarımızı dahi sayısallaştırdık ve Karşıyaka’mızın belleğine sahip çıktık. Yurttaşlarımızın işlerini zaman kaybetmeden yapmalarını sağladık. Tozlu raflarda bekleyen milyonlarca evrak, binlerce plana artık tek tuşla ulaşabiliyoruz. Karşıyaka Belediyesi olarak; kolay erişim, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlayan dijital arşiv çalışmalarımızı güçlendirmeye devam edeceğiz” dedi.