(ADANA) - Yumurtalık Belediyesi’nin yaklaşık 1,5 yıl önce başlattığı dijital arşiv projesinde sona yaklaşıldı. Belediye bünyesindeki fiziki arşivlerde bulunan yaklaşık 1 milyon belgenin dijital ortama aktarılması için yürütülen çalışmada 800 binin üzerinde sayfa tarandı.
Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok’un göreve gelmesinin ardından başlatılan çalışma ile geçmişten bugüne büyük ölçüde fiziki koşullarda tutulan belediye arşivi baştan sona dijital ortama taşınıyor. Yaklaşık 1,5 yıldır devam eden proje kapsamında yalnızca mevcut belgeler taranmakla kalmadı, belediyenin ihtiyaçlarına özel, yapay zeka destekli arama ve tarama yapabilen dijital arşiv yazılımı da hazırlandı.
Fen İşleri’nden İmar ve Şehircilik’e, Zabıta’dan Temizlik İşleri’ne kadar belediyenin farklı birimlerine ait yüz binlerce evrak tek tek taranarak sisteme aktarıldı. Bugüne kadar 800 binin üzerinde sayfanın dijitalleştirildiği çalışma yüzde 90 seviyesine ulaştı. Kalan belgelerin tarama ve sisteme aktarım işlemlerinin de 1-2 ay içerisinde tamamlanması hedefleniyor.
RAFLARDA GÜNLERCE ARANAN BELGEYE ARTIK SANİYELER İÇİNDE ULAŞILACAK
Yeni sistemle birlikte belediyenin yıllardır karşı karşıya kaldığı en önemli kurumsal sorunlardan birine kalıcı çözüm getiriliyor. Geçmişte bir vatandaşın, yatırımcının veya belediye biriminin ihtiyaç duyduğu eski tarihli bir belgenin fiziki arşivden bulunması kimi zaman saatler, günler, hatta haftalar sürebiliyordu. Bazı belgelerin ise yıllar içerisinde oluşan düzensiz arşiv yapısı ve fiziki koşullar nedeniyle bulunması mümkün olmayabiliyordu.
Yeni dijital arşiv sistemi bu çalışma biçimini tamamen değiştiriyor. Yapay zeka destekli arama altyapısı sayesinde yetkili belediye personeli, aradığı evraka ilişkin temel bilgileri sisteme girerek 10 yıl veya daha eski tarihli bir belgeye dahi saniyeler içerisinde ulaşabilecek. Böylece yalnızca belediye personelinin iş yükünün azaltılması değil, vatandaşların ve yatırımcıların belediyedeki iş ve işlemlerinin de önemli ölçüde hızlandırılması hedefleniyor.
Dijitalleştirilen belgeler aynı zamanda yedeklenerek güvence altına alındı. Projenin altyapısı oluşturulurken veri güvenliği, bilişim güvenliği, siber güvenlik ve yedekleme süreçleri de dikkate alındı. Böylece fiziki arşivlerin karşı karşıya kalabileceği su baskını, yangın, nem, yıpranma ve benzeri risklere karşı Yumurtalık Belediyesi’nin kurumsal hafızasının korunması için kalıcı bir altyapı oluşturuldu. Sistemin tamamlanmasının ardından proje sona ermeyecek. Bundan sonraki süreçte belediyede üretilen yeni belgelerin de düzenli şekilde dijital arşive aktarılmasıyla sistem yaşayan ve sürekli büyüyen bir kurum hafızası haline gelecek.
"BUGÜNÜ DEĞİL, YUMURTALIK BELEDİYESİ’NİN GELECEK ON YILLARINI İNŞA EDİYORUZ"
Başkan Altıok, dijital arşiv projesinin vatandaşın doğrudan görebildiği klasik belediye yatırımlarından farklı olduğunu ancak kurumsal ve sürdürülebilir belediyecilik açısından büyük önem taşıdığını belirtti. Altıok, "Göreve geldiğimizde belediyemizin kurumsal yapısını güçlendirmeyi öncelikli hedeflerimizden biri olarak belirledik. Çünkü sürdürülebilir hizmet anlayışının kişilere bağlı değil, güçlü bir kurumsal yapıya bağlı olduğuna inanıyoruz. Bir belediyenin hafızası arşividir. Geçmişte yapılmış bir işlemin, alınmış bir kararın veya düzenlenmiş bir belgenin yıllar sonra dahi hızlı ve güvenli şekilde erişilebilir olması gerekir" diye konuştu.
"KURUMSAL ALTYAPININ ÖNEMİ"
Dijital dönüşümün kurumsallaşmanın vazgeçilmez unsurlarından biri olduğuna dikkati çeken Altıok, "Yaklaşık 1,5 yıl önce çok kapsamlı bir çalışma başlattık. Yüz binlerce evrak, 800 binin üzerinde sayfa tek tek tarandı. Bununla yetinmedik; belediyemizin ihtiyaçlarına göre çalışan, yapay zekâ destekli arama altyapısına sahip özel bir dijital arşiv sistemi oluşturduk. Bugün çalışmanın yüzde 90’ını tamamlamış durumdayız ve personelimiz sistemi kullanmaya başladı. Çok kısa süre içerisinde mevcut fiziki arşivimizin dijitalleştirilmesini tamamen bitirmiş olacağız" dedi.
Adana Büyükşehir Belediyesi ile uyumlu bir çalışma süreci gerçekleştirdiklerini belirten Altıok, belediye bütçesinden bu tür sistemlere ayrılan kaynağın bir harcama değil, uzun yıllar kullanılacak kurumsal altyapıya yapılan yatırım olarak değerlendirilmesi gerektiğini vurguladı. Altıok, "Bazı belediye hizmetleri hemen gözle görülür; yol yaparsınız, park yaparsınız, bina yaparsınız. Bazı yatırımlar ise vatandaşın karşısında fiziksel olarak durmaz ama belediyenin sağlıklı çalışabilmesi için en az onlar kadar önemlidir. Dijital arşiv de bunlardan biridir. Bugün kurduğumuz bu sistem yalnızca bizim dönemimizde değil, bizden sonra gelecek yönetimler ve belediye çalışanları tarafından da uzun yıllar kullanılacak. Yani biz aslında yalnızca bugünün sorununu çözmüyor, Yumurtalık Belediyesi’nin gelecek on yıllarına hizmet edecek sistemsel bir altyapı kuruyoruz" diye konuştu.
Altıok, belediyenin mali imkanlarının sınırlı olmasına rağmen dijital dönüşüm ve kurumsallaşma çalışmalarına devam edeceklerini belirterek sözlerini, şöyle tamamladı:
"YUMURTALIK BELEDİYESİ, ÇAĞIN GERİSİNDE KALMAYACAK"
"İmkanlarımızın ve bütçemizin sınırlı olduğu bir gerçek. Ancak bunu çağın gerektirdiği dönüşümü ertelemenin gerekçesi olarak görmüyoruz. Aksine elimizdeki kaynakları doğru kullanarak kalıcı işler üretmeye çalışıyoruz. Amacımız Yumurtalık Belediyesi’ni çağın gerisinde kalan bir kurum değil; teknolojiyi etkin kullanan, kurumsal hafızasını koruyan, vatandaşına daha hızlı hizmet veren ve kişilere değil sistemlere dayalı çalışan güçlü bir belediye yapısına dönüştürmek. Bugün attığımız adımlar belki hemen görünmüyor ama yarın belediyenin işleyişini belirleyecek. Yumurtalık’ın sadece bugününü değil, geleceğini de inşa etmek zorundayız. Dijital arşiv projemiz de bu anlayışın en önemli adımlarından biridir. Mali zorluklara rağmen kurumsallaşmaya, teknolojiye ve Yumurtalık’ın geleceğine yatırım yapmaya devam edeceğiz."